Aturan Pelaksanaan
ATURAN-ATURAN PELAKSANAAN
1. PENDAHULUAN
Aturan ini mempunyai struktur sesuai dengan persyaratan dari Komite Akreditasi Nasional Indonesia, yang menjadi pegangan Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dan/ atau Lingkungan Ajaregistra Indonesia
2. RUANG LINGKUP
LSSM Ajaregistra Indonesia menyediakan penilaian yang mandiri, dimana Sertifikasi Sistem mutu dan/ atau manajemen lingkungan yang diterapkan/ dilaksanakan oleh perusahaan (klien) dilaksanakan sebagai persyaratan yang sesuai dengan SNI ISO 9001 : 2008 atau ISO 14001 : 2004.
3. STATUS HUKUM
LSSM Ajaregistra Indonesia memiliki legalitas yang sah sebagai badan hukum dan sebagai lembaga sertifikasi.
4. KERAHASIAAN
LSSM Ajaregistra Indonesia bertanggung jawab untuk menjamin kerahasiaan semua informasi pelanggan atau pihak terkait operasi sistem sertifikasi sebagai akibat dari hubungan mereka dengan organisasi. Kerahasiaan dijaga oleh seluruh tingkatan struktur personal sertifikasi, termasuk komite dan lembaga eksternal atau personal yang bertindak atas namanya dan perwakilannya.
LSSM Ajaregistra Indonesia akan memberi informasi kepada pelanggan terlebih dahulu mengenai informasi yang menjadi wilayah publik. Seluruh informasi yang akan dianggap rahasia kecuali informasi yang disediakan pelanggan untuk publik.
5. ORGANISASI
Salinan Struktur Organisasi beserta penanggung jawab dari LSSM Ajaregistra Indonesia tersedia apabila diperlukan.
6. KONDISI UMUM
Kondisi awal untuk memperoleh dan menunjang pendaftaran adalah untuk pendaftar setuju, dan mengikuti prosedur dan aturan-aturan sebagai berikut :
a. Semua informasi yang diperlukan oleh LSSM Ajaregistra Indonesia untuk melengkapi program penilaian harus disediakan oleh calon pelanggan/ pendaftar seperti :
- ruang lingkup sertifikasi;
- nama dan alamat dari lokasi fisik, aspek signifikan dari proses dan operasinya dan setiap kewajiban hukum lainnya yang sesuai;
- informasi umum sesuai bidang sertifikasi yang dimohon seperti sumber daya manusia dan teknisnya, fungsi dan jika ada hubungannya dengan organisasi yang lebih besar;
- informasi mengenai seluruh proses yang di outsourcing/ subkontrak;
- standar atau persyaratan lain keperluan sertifikasi pemohon;
- informasi mengenai penggunaan konsultan yang berkaitan dengan sistem manajemen.
b. LSSM Ajaregistra Indonesia mensyaratkan pelanggan (klien) untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, membuat seluruh pengaturan yang diperlukan untuk melaksanakan penilaian termasuk ketentuan unutk menguji dokumentasi dan askses ke seluruh proses dan bidang, membuat ketentuan untuk mengakomodasi kehadiran pengamat (misalnya auditor akreditasi atau calon auditor).
c. Apabila pada permintaan untuk registrasi ditemukan hal yang tidak memuaskan, maka LSSM Ajaregistra Indonesia akan menginformasikan kepada calon pelanggan yang mengajukan aplikasi tersebut mengenai aspek yang tidak terpenuhi olehnya
d. Identifikasi kesesuaian hanya untuk tempat yang dinilai pada bidang yang dinyatakan dalam sertifikat.
7. PENGAJUAN UNTUK PENDAFTARAN
Setelah menerima Formulir Aplikasi (Certification Questionnare) yang telah diisi dengan lengkap, kontrak yang menguraikan bidang penilaian dan biayanya akan diajukan kepada pendaftar.
Berdasarkan persetujuan mengenai biaya dan biaya tambahan yang tertuang didalam surat perjanjian kontrak yang telah disahkan kedua belah pihak, yaitu LSSM Ajaregistra Indonesia dan pelanggan (klien), maka pelanggan (klien) harus mengirimkan salinan dokumentasi yang sah kepada LSSM Ajaregistra Indonesia agar dapat segera dilaksanakan penilaian terhadapnya yang merupakan bukti kesiapan pelanggan (klien) dalam proses sertifikasi Sistem Manjemen Mutu dan/ atau Lingkungan.
Dalam pengkajian dokumentasi, dokumen yang diajukan kepada LSSM Ajaregistra Indonesia adalah salinan yang sah dan terkendali, dapat meliputi Dokumentasi Sistem : Pedoman Mutu dan/ atau Lingkungan, Prosedur Operasi, Instruksi kerja
8. PENILAIAN AWAL PERUSAHAAN PELANGGAN
Penilaian sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan perusahaan setidaknya akan dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu :
a. Penilaian tahap satu terdiri dari tinjauan dokumen dan pra penilaian dilaksanakan untuk :
a. menilai dokumen sistem manajemen terkendali yang diajukan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan bagian yang relevan dari SNI ISO 9001 dan/ atau ISO 14001;
b. mengevaluasi lokasi dan kondisi lapangan pelanggan yang spesifik dan melakukan diskusi dengan personel pelanggan untuk menentukan kesiapan penilaian tahap dua;
c. mengkaji status dan pemahaman pelanggan berkenaan dengan persyaratan standar, yang berkaitan dengan kinerja utama kerja atau aspek signifikan, proses, sasaran, dan operasi sistem;
d. mengumpulkan informasi penting berkenaan dengan lingkup system manajemen mutu dan/ atau llingkungan, proses dan lokasi pelanggan dan aspek perundang-undangan dan hukum serta pemenuhannya;
e. mengkaji alokasi sumber daya untuk penilaian tahap dua dan persetujuan pelanggan berkenaan dengan rincian penilaian tahap dua;
f. memfokuskan perencanaan penilaian tahap dua dengan mendapatkan pemahanan yang cukup tentang pelanggan, system manajemen dan operasi lapangan pada konteks aspek signifikan;
g. mengevaluasi apakah internal audit dan kaji ulang manajemen sudah direncanakan dan dilakukan
b. Penilaian tahap dua dilaksanakan untuk mengevaluasi implemetasi/ penerapan, termasuk efektivitas sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan pelanggan (klien). Penilaian ini mencakup hal-hal sebagai berikut :
a. informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan standar sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan yang berlaku atau dokumen normatif lainnya;
b. pemantauan, pengukuran, pelaporan dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja;
c. sistem manajemen dan unjuk kerja pelanggan (klien) terkait pemenuhan legal;
d. pengendalian operasional proses-proses pelanggan (klien);
e. internal audit dan kaji ulang manajemen;
f. tanggung jawab manajemen untuk kebijakan pelanggan (klien);
g. hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran, dan target kinerja;
h. pengujian contoh di laboratorium yang telah diakreditasi atau berpengalaman, verifikasi dan validasi yang diperlukan.
Apabila terdapat aspek yang dicurigai dari persyaratan elemen SNI ISO 9001 atau ISO 14001, maka LSSM Ajaregistra Indonesia akan menyelenggarakan penilaian khusus untuk elemen spesifik.
Semua data yang dihasilkan untuk penerapan dan data pelaksanaan dari sistem manajemen mutu/ dan atau lingkungan harus dapat disiapkan dan tersedia pada waktu penilaian tahap satu dan tahap dua.
Pendaftar harus yakin bahwa tanggung jawabnya kepada LSSM Ajaregistra Indonesia dalam sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan telah benar-benar jelas, dengan mengangkat seorang yang ditunjuk dan dikuasakan untuk memelihara hubungan dengan LSSM Ajaregistra Indonesia. Setiap perubahan yang terjadi harus dikonfirmasikan secara tertulis kepada LSSM Ajaregistra Indonesia
Hasil penilaian tahap satu dan tahap dua yang meliputi laporan penilaian, keterangan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang dilakukan pelanggan (klien), konfirmasi tentang informasi yang disediakan untuk LSSM Ajaregistra Indonesia yang digunakan dalam pengkajian pemohon dan rekomendasi diberikan atau tidak diberikannya sertifikasi, serta observasi dibahas dan dievaluasi oleh Komite Sertifikasi untuk keputusan sertifikasi.
9. PENERBITAN SERTIFIKAT
Apabila Komite pengambilan Keputusan yakin bahwa perusahaan pelanggan memenuhi semua persyaratan untuk pengakuan, maka perusahaan pelanggan akan diberitahu dan sebuah sertifikat akan diterbitkan. Perusahaan akan memperoleh sertifikat yang diterbitkan LSSM Ajaregistra Indonesia beserta salinannya. Perusahaan tidak diperkenankan menggandakan sertifikat dengan cara apapun tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Direktur LSSM Ajaregistra Indonesia.
Secara umum sertifikat akan berlaku selama tiga tahun dari tanggal sertifikat tersebut diterbitkan, pada kondisi dimana kunjungan-kunjungan pengawasan berkala tidak menemukan kemunduran dalam sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan.
10. PENGAWASAN BERKALA (SURVEILLANCE)
Kunjungan pengawasan berkala dilakukan mengikuti pemberitahuan dari kunjungan yang ditentukan dan akan menyeleksi persyaratan sehubungan dengan penerapan sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan sesuai dengan kebijaksanaan auditor yang ditunjuk. LSSM Ajaregistra Indonesia mempunyai hak untuk masuk (akses) dengan tujuan pengawasan berkala dan hak untuk melakukan kunjungan mendadak dengan pemberitahuan terlebih dahulu, bilamana diperlukan.
Kunjungan pengawasan berkala mencakup penilaian lapangan dengan memeriksa pemenuhan persyaratan spesifik sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan berdasarkan standar.
Pemegang sertifikat harus memelihara catatan mutu semua tahapan proses dan catatan mengenai semua keluhan semua pihak yang berkepentingan dengan keamanan pangan, yang timbul dari produk, proses atau pelayanannya dan yang tercakup dalam sertifikat, dan catatan tersebut tersedia untuk LSSM Ajaregistra Indonesia, jika diminta.
11. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT
Sertifikat disyaratkan untuk ditinjau kembali setiap tiga tahun dan akan mengikuti format yang sama dengan penilaian pertama (lihat Point 8). Perusahaan akan diberi informasi tentang persyaratan pembaharuan sertifikat selama pra kunjungan pembaharuan, yang merupakan pengawasan berkala terakhir dalam jangka waktu tiga tahun.
Sebagai syarat untuk memperbaharui sertifikat perusahaan pelanggan mengisi form aplikasi baru, yang diajukan kurang lebih 4 (empat) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir. Bila pengajuan perpanjangan sertifikasi dilakukan 4 (empat) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir, maka pelaksanaan proses perpanjangan sertifikasi dilakukan bersamaan dengan kegiatan pengawasan berkala yang terakhir dan apabila pengajuan perpanjangan setelah melewati masa sertifikasi berakhir, maka prosesnya akan dilaksanakan mengikuti prosedur sertifikasi seperti pada point 8.
Pembaharuan sertifikat atau sertifikasi ulang dilaksanakan untuk mengevaluasi pemenuhan seluruh persyaratan standar sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan atau dokumen normatif lainnya dan efektivitas sistem manajemen secara berkelanjutan dengan mempertimbangkan kinerja system selama periode sertifikasi dan tinjauan atas laporan pengawasan berkala sebelumnya.
Untuk pelanggan (klien) yang mempunyai tapak (lokasi) lebih dari satu, maka LSSM Ajaregistra Indonesia melakukan penilaian pada semua lokasi.
Pada proses pembaharuan sertifikat, perusahaan pelanggan yang tidak mengalami perubahan ruang lingkup sertifikasi keputusan sertifikasi dilaksanakan setelah semua ketidaksesuaian diperbaiki dan dinyatakan ditutup oleh Auditor kepala yang diperiksa oleh General Manajer dan disetujui oleh Wakil Manajemen dan/ atau Direktur untuk ditinjau dan disetujui.
Bila perusahaan pelanggan mengalami perubahan ruang lingkup maka keputusan sertifikasi mengikuti prosedur seperti pada point 9.
12. PERLUASAN & PERPANJANGAN PENDAFTARAN
Sebagai syarat untuk perluasan ruang lingkup pendaftaran yang meliputi penambahan produk, proses, pelayanan, ataupun perluasan areal, perusahaan pelanggan harus mengisi form aplikasi baru yang diperlukan untuk kelengkapannya. Prosedur pengajuan seperti pada point 7 dan penilaian akan dilaksanakan untuk hal-hal yang sebelumnya tidak tercakup. Biaya perluasan jangkauan pendaftaran akan berdasarkan pada sifat alasan dan program pekerjaan.
Pengurangan ruang lingkup dapat dilakukan oleh LSSM Ajaregistra Indonesia apabila lingkup yang disertifikasi tidak diproduksi pada periode 1 kali masa surveillance atau atas permintaan pelanggan sendiri, pengurangan ruang lingkup tersebut tidak akan mempengaruhi biaya pelaksanaan penilaian maupun pengawasan berkala.
Sertifikat baru sebagai kelanjutan dari penilaian yang dilakukan akan diterbitkan dan mencakup perluasan maupun ruang lingku yang akan berlaku untuk sisa dari jangka waktu tiga tahun. Sertifikat yang harus diganti harus dikembalikan kepada LSSM Ajaregistra Indonesia oleh perusahaan yang dinilai.
Penilaian khusus dapat dilakukan oleh LSSM Ajaregistra Indonesia apabila terjadi :
a. Perluasan ruang lingkup, LSSM Ajaregistra Indonesia mengkaji permohonan dan menentukan kegiatan penilaian yang penting untuk memutuskan perluasan diberikan atau tidak. Hal ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengawasan berkala.
b. Penilaian tiba-tiba (short-notice) dilakukan kepada pelanggan untuk mengivestigasi keluhan atau berkaitan dengan perubahan-perubahan, atau sebagai tindak lanjut dari pelanggan yang dibekukan.
Dalam kasus-kasus di atas, LSSM Ajaregistra Indonesia akan memberitahukan pelanggan (klien) terlebih dahulu mengenai persyaratan kunjungan tiba-tiba dan memberi perhatian lebih dalam menugaskan tim auditor karena kurangnya peluang untuk berfokus pada anggota tim.
13. MODIFIKASI
Pemegang Sertifikat harus memberitahu LSSM Ajaregistra Indonesia secara tertulis dan tanpa menunda tentang modifikasi produk, proses, pelayanan ataupun perubahan/ hal-hal yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem manajemen untuk memenuhi seluruh persyaratan standar SNI ISO 9001 atau ISO 14001.
Hal ini mencakup misalnya perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial, status organisasi atau kepemilikan; organisasi dan manajemen; alamat penghubung & tapak (lokasi); lingkup operasi sistem manajemen yang disertifikasi dan perubahan utama pada sistem manajemen dan proses.
LSSM Ajaregistra Indonesia akan menetapkan apakah perubahan yang ada membutuhkan penilaian tambahan.
Kealpaan dalam menginformasikan modifikasi kepada LSSM Ajaregistra Indonesia dapat menyebabkan pencabutan sertifikat.
Verifikasi atas perubahan yang ada dapat dilakukan segera atau pada kunjungan berikutnya tergantung tingkat pengaruh perubahan tersebut terhadap proses, pelayanan atau sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan yang ditetapkan.
14. PUBLIKASI PEMEGANG SERTIFIKAT
Pemegang sertifikat mempunyai hak untuk mengumumkan bahwa sudah dilakukan penilaian terhadap produk, proses, pelayanan, serta kinerja sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan dengan menggunakan tanda yang relevan pada barang stationeries (alat-alat tulis) dan bahan promosi sesuai dengan ruang lingkup yang diakui seperti diuraikan dalam sertifikat pendaftaran.
Dalam setiap kasus, perusahaan harus menjamin dalam publikasi dan periklanannya memenuhi persyaratan LSSM Ajaregistra Indonesia pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi, tidak memuat pernyataan yang menyesatkan/ disalah artikan berkenaan dengan sertifikasinya, tidak menggunakan dokumen sertifikasi atau bagian darinya dalam cara yang menyesatkan, tidak timbul kerancuan antara produk, proses dan/ atau jasa yang telah disertifikasi dengan yang belum disertifikasi.
Perusahaan menghentikan seluruh materi periklanan/ promosi yang memuat acuan sertifikasi bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi, merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi, tidak menggunakan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa lembaga sertifikasi tersebut memberikan sertifikasi produk, tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan di luar lingkup sertifikasi dan tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa LSSM Ajaregistra Indonesia dan/ atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.
Perusahaan tidak boleh membuat pernyataan yang dapat disalahartikan oleh pembeli bahwa suatu produk, proses atau jasa telah disertifikasi, jika pada kenyataannya tidak demikian.
15. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT DAN LOGO
LSSM Ajaregistra Indonesia akan mengambil langkah-langkah pencegahan yang layak untuk mengawasi penggunaan sertifikat yang dikeluarkannya ataupun logo yang dicantumkan pada kemasan produk/ partai besar, berkas surat menyurat, kartu nama atau publikasi sertifikasi di media massa. Referensi yang salah dalam pendaftaran atau pemakaian yang keliru dari sertifikat atau logo yang ditemui dalam periklanan, katalog, dan lain-lain akan dilakukan tindakan yang layak, termasuk di dalamnya pencabutan, tindakan hukum, dan atau publikasi dari pencabutan sertifikat.
Logo yang dikeluarkan LSSM Ajaregistra Indonesia tidak boleh digunakan pada produk atau kemasan produk yang terlihat oleh konsumen atau dengan cara lain yang dapat diintepretasikan sebagai kesesuaian produk dan juga tidak boleh digunakan pada laporan uji laboratorium, kalibrasi atau inspeksi, karena konteks ini laporan tersebut dianggap sebagai produk.
16. PENANGGUHAN/ PEMBEKUAN SERTIFIKAT
Sertifikat ditangguhkan untuk waktu terbatas dalam kasus-kasus sebagai berikut :
a. Ditemukan ketidaksesuaian kritis pada saat kunjungan pengawasan berkala;
b. Sistem pelanggan gagal total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan untuk efektivitas system;
c. Apabila ketidaksesuaian dengan kategori serius dan mayor tidak diselesaikan dalam batas waktu yang telah ditentukan;
d. Jika terdapat pemakaian sertifikat dan logo yang tidak tepat termasuk kesalahan cetak atau periklanan, tidak diselesaikan dengan cara menarik sertifikat dan logo atau perbaikan lain yang perlu dilakukan oleh perusahaan;
e. Apabila terdapat pertentangan dan pelanggaran yang lain terhadap aturan pelaksanaan LSSM Ajaregistra Indonesia;
f. Ketidakkonsistenan dalam pemeliharaan sertifikasi;
g. Apabila terdapat keluhan pelanggan atau pihak terkait yang tidak diselesaikan sebagaimana mestinya;
h. Dalam status perselisihan pendapat mengenai sertifikasi;
i. Perusahaan tidak berkeinginan untuk dilakukan pengawasan berkala dalam waktu 6 bulan dari masa berlakunya;
j. Apabila pelanggan meminta penangguhan/ pembekuan secara sukarela;
Perusahaan tidak boleh mengidentifikasi produk, proses, atau pelayanan yang tercatat yang sudah ditawarkan selama penangguhan/ pembekuan sertifikat.
Penangguhan/ pembekuan sertifikat akan dikonfirmasikan secara tertulis oleh LSSM Ajaregistra Indonesia kepada perusahaan yang bersangkutan. Pada waktu yang sama, LSSM Ajaregistra Indonesia menunjukkan kondisi mana penangguhan/ pembekuan tersebut dapat dibatalkan.
Pada akhir masa penangguhan/ pembekuan, pemeriksaan akan dilakukan untuk menentukan apakah kondisi yang ditunjukkan dalam perbaikan untuk memberlakukan kembali sertifikat telah terpenuhi.
Dalam penentuan kondisi ini penangguhan/ pembekuan akan dicabut dan perusahaan tersebut diinformasikan tentang pemakaian kembali sertifikatnya. Apabila kondisi tidak terpenuhi dalam waktu yang ditetapkan, maka sertifikat akan dicabut atau ruang lingkup akan dikurangi.
Semua biaya yang dikeluarkan LSSM Ajaregistra Indonesia dalam penangguhan dan pemberlakuan kembali sertifikat, akan dikenakan kepada perusahaan.
Pada kebanyakan kasus penangguhan/ pembekuan tidak melebihi waktu 6 (enam) bulan.
17. PENCABUTAN SERTIFIKAT
Sebuah sertifikat akan dapat dicabut dalam kasus sebagai berikut :
a. Apabila perusahaan tidak memenuhi tindakan yang harus diambil dalam kasus penangguhan/ pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan;
b. Gagal secara total untuk memenuhi seluruh persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi;
c. Apabila perusahaan gagal memenuhi kewajiban pembayaran kepada LSSM Ajaregistra Indonesia;
d. Apabila terjadi penyalahgunaan logo.
e. Apabila perusahaan tidak melakukan produksi pada waktu tertentu (maksimum 9 bulan).
f. Langkah akhir dari rangakaian peringatan terhadap penyimpangan yang dilakukan organisasi pelanggan;
g. Atas keinginan pelanggan sendiri yang dinyatakan secara tertulis;
h. Pembubaran kegiatan organisasi pelanggan.
Dalam kasus seperti di atas, LSSM Ajaregistra Indonesia memiliki wewenang untuk mencabut sertifikat dengan jalan memberitahukan perusahaan secara tertulis.
Perusahaan dapat mengajukan sanggahan tertulis (lihat point 20)
Tidak ada pengembalian pembayaran biaya penilaian, dan pencabutan sertifikat akan dipublikasikan oleh LSSM Ajaregistra Indonesia.
18. PEMBATALAN SERTIFIKAT
Sertifikat dapat di batalkan dalam hal-hal berikut :
a. Apabila perusahaan tidak bersedia untuk memperbaharui sertifikat;
b. Apabila terjadi penyalahgunaan sertifikat dan logo;
c. Apabila produk, proses atau pelayanan tidak dilaksanakan atau perusahaan tidak berjalan lagi;
d. Apabila pelanggan bermaksud untuk berhenti.
Tidak ada pengembalian biaya penilaian, dan pencabutan sertifikat akan dipublikasikan oleh LSSM Ajaregistra Indonesia.
19. BIAYA
Biaya akan diuraikan dalam Surat Perjanjian Kontrak yang disampaikan kepada perusahaan. Biaya tersebut berdasarkan pada tingkat biaya yang ditetapkan pada saat mengajukan penawaran, LSSM Ajaregistra Indonesia memiliki hak untuk menaikkan biaya selama masa sertifikasi. LSSM Ajaregistra Indonesia dalam memberikan kenaikan biaya, akan mendiskusikan dengan pihak pelanggan untuk saling disepakati.
Biaya yang timbul dalam proses sertifikasi ditinjau berdasarkan hal-hal sebagai berikut: persyaratan standar sistem managemen yang sesuai; ukuran dan kompleksitas; teknologi dan regulasi; penggunaan tenaga eksternal; akomodasi kehadiran pengamat (auditor akreditasi atau calon auditor), jumlah tapak/ site; ruang lingkup; hasil audit sebelumnya untuk klien re-sertifikasi. Perhitungan biaya mengacu pada sistem hari orang kerja (HOK) yang diperinci dalam sistem jam.
Biaya tambahan akan diajukan untuk kerja tambahan yang tidak termasuk dalam Kontrak yang telah disetujui dan untuk keperluan khusus, kunjungan pengawasan berkala tambahan yang tidak tercantum dalam jadwal yang diperlukan untuk ketidaksesuaian yang ditemukan dalam sistem manjemen mutu dan/ atau lingkungan.
Hal ini termasuk, tetapi tidak perlu terbatas pada biaya, yang disebabkan dari :
a. Pengulangan sebagian atau seluruh dari rencana penilaian apabila tidak sesuai dengan syarat-syarat pendaftaran awal;
b. Pekerjaan tambahan disebabkan oleh penangguhan/ pembekuan, pencabutan dan atau pemberlakuan kembali sertifikat;
c. Penilaian kembali disebabkan karena perubahan dalam sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan.
Biaya di atas tidak termasuk biaya perjalanan dan biaya lain yang berhubungan akomodasi, hotel, laundry, meals, dll., yang akan dibebankan khusus sesuai pengeluaran yang dilakukan. Semua biaya dan biaya tambahan dikenakan pajak sesuai dengan tarif yang berlaku.
20. BANDING
Apabila berdasarkan suatu alasan, suatu pemberitahuan yang akan mengakibatkan pencabutan sertifikat, perusahaan mempunyai hak untuk naik banding. Semua pengajuan banding harus tertulis, ditujukan ke LSSM Ajaregistra Indonesia dan diterima dalam tujuh hari setelah menerima pemberitahuan pencabutan sertifikat, dilengkapi dengan bukti dan data yang relevan untuk pertimbangan selama prosedur banding.
Semua permohonan banding yang disampaikan kepada LSSM Ajaregistra Indonesia. personal yang terlibat dalam proses banding berbeda dengan personal yang membuat keputusan sertifikasi dengan menyediakan bukti-bukti yang mendukung keputusannya untuk mencabut sertifikat.
LSSM Ajaregistra Indonesia akan memberikan informasi mengenai kemajuan banding dan outcome kepada pelanggan yang meminta banding.
Keputusan Komite Sertifikasi merupakan keputusan akhir dan mengikat baik bagi perusahaan maupun bagi LSSM Ajaregistra Indonesia. Sekali keputusan mengenai banding diambil, tidak ada tuntutan balik yang diajukan kedua belah pihak yang bersangkutan untuk menerima atau mengubah keputusan tersebut.
Dalam keadaan dimana permohonan banding dikabulkan dan sertifikat diberlakukan kembali, tidak ada tuntutan yang dapat diajukan kepada LSSM Ajaregistra Indonesia untuk pembayaran kembali biaya atau kerugian lain sebagai akibat dari pernyataan pencabutan.
Proses penanganan banding mencakup minimal elemen – elemen sebagai berikut :
a. Garis besar proses untuk penerimaan, validasi dan investigasi serta memutuskan tindakan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan hasil banding sebelumnya yang serupa.
b. Memantau dan merekam banding termasuk tindakan yang diambil.
c. Meninjau bahwa tindakan koreksi yang sesuai telah dilakukan
21. PENGADUAN PIHAK TERKAIT TERHADAP PERUSAHAAN
Semua pengaduan yang diterima klien (perusahaan) dari pelanggan atau pihak terkait lainnya harus direkam, ditindaklanjuti, dan tersedia untuk auditor LSSM Ajaregistra Indonesia pada setiap dan semua kunjungan. Perusahaan harus memelihara rekaman terkait untuk periode minimal 3 tahun.
Selama penerimaan pengaduan, LSSM Ajaregistra Indonesia akan mengkonfirmasi apakah pengaduan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, bila terkait harus sesuai dengan hal tersebut. Jika pengaduan terkait dengan sistem manajemen pelanggan, maka pemeriksaan pengaduan harus mempertimbangkan efektivitas sistem yang disertifikasi.
Penanganan pengaduan mencakup minimal hal-hal sebagai berikut:
a. garis besar untuk menerima, memvalidasi, menginvestigasi pengaduan dan untuk memutuskan tindakan yang harus diambil untuk menanggapinya;
b. menandai dan merekam pengaduan, termasuk tindakan-tindakan yang harus diambil;
c. menjamin bahwa tindakan perbaikan yang sesuai dilakukan.
Jika memungkinkan LSSM Ajaregistra Indonesia memberitahu dan memberikan laporan kemajuan dan hasilnya kepada yang memberi pengaduan serta memberi pernyataan formal pada akhir proses penanganan pengaduan.
LSSM Ajaregistra Indonesia akan menentukan bersama-sama dengan pelanggan dan pihak yang mengajukan pengaduan, apakah cakupan permasalahan pengaduan dan penyelesaiannya harus dipublikasikan.
22. PENGADUAN PELANGGAN KEPADA LSSM Ajaregistra Indonesia
Apabila pelanggan/ klien mempunyai alasan untuk mengadu mengenai tindakan para pegawai atau sub kontraktor LSSM Ajaregistra Indonesia, pengaduan disampaikan secara tertulis kepada LSSM Ajaregistra Indonesia.
LSSM Ajaregistra Indonesia akan mengkonfirmasikan kepada pelanggan apakah pengaduan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, jika terkait akan diselesaikan sesuai dengan hal tersebut. Jika pengaduan terkait dengan sistem manajemen pelanggan yang disertifikasinya, maka pemeriksaan pengaduan mempertimbangkan keefektifan sistem manajemen yang disertifikasi.
LSSM Ajaregistra Indonesia menyediakan proses penanganan pengaduan yang dapat diakses oleh publik melalui brosur, pamphlet atau media elektronik lainnya, dengan bahasa yang jelas sehingga pelanggan tidak dirugikan.
Proses penanganan pengaduan mencakup minimal elemen – elemen sebagai berikut :
a. garis besar proses untuk menerima, memvalidasi, menginvestigasi keluhan dan untuk memutuskan tindakan yang diambil untuk menanggapinya;
b. menandai dan merekam pengaduan, termasuk tindakan yang harus diambil;
c. menjamin koreksi dan tindakan perbaikan yang sesuai sudah dilakukan.
23. PERSELISIHAN
Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua belah pihak, kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum atau pengadilan.
Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga akan dibayar secara adil oleh masing-masing pihak.
.gif)
